Como facer os horarios dunha escola de música ou conservatorio: método paso a paso

Se intentas aplicar a lóxica de horarios dun colexio a unha escola de música, fracasarás. Estas son as particularidades que converten o cadro horario musical nun problema propio:

• Clases individuais de duración variable — un mesmo profesor de piano pode impartir sesións de 30, 45 e 60 minutos segundo o nivel do alumno, todas na mesma tarde.
• Materias colectivas encadeadas — linguaxe musical, coro, orquestra e música de cámara deben coordinarse para que o alumno poida asistir a todas sen ocos mortos nin solapamentos.
• Aulas con recursos específicos — a clase de percusión só pode darse onde está a percusión; a aula con dous pianos é a única válida para repertorio con pianista acompañante.
• Franxa horaria comprimida — a inmensa maioría da actividade concéntrase entre as 16:00 e as 21:30, cando os alumnos saen do colexio ou do instituto. Toda a demanda compite polas mesmas horas.
• Profesorado a tempo parcial — moitos docentes traballan en dous ou tres centros e a súa dispoñibilidade é un mosaico de tardes soltas.
• Familias con varios fillos matriculados — esperan (razoablemente) que os horarios dos irmáns coincidan ou se encadeen para facer unha soa viaxe.

A combinación de todas estas restricións fai que o número de configuracións posibles se dispare, e que un cambio pequeno —un profesor que xa non pode vir os martes— obrigue a recolocar decenas de clases en cadea.

O 80 % dos problemas de horarios nacen de comezar a cadrar sen ter todos os datos. Antes de mover unha soa clase, reúne:

• Dispoñibilidade real do profesorado — por escrito e con franxas concretas, non un «polas tardes podo case sempre». Inclúe os desprazamentos entre centros se o docente traballa en varios.
• Matrícula confirmada por materia e nivel — cantos alumnos de cada instrumento, curso e materia colectiva vas ter realmente, non unha estimación.
• Preferencias das familias — recollidas cun formulario estruturado (franxas posibles por orde de preferencia), nunca por WhatsApp solto. E cunha data límite clara.
• Inventario de aulas e recursos — que instrumentos e equipamento hai en cada aula, e que materias poden (ou non poden) impartirse en cada espazo.
• Restricións normativas — currículo oficial se es centro autorizado, ratios máximas por materia colectiva e descansos do profesorado segundo convenio.

Con esta información diante, os conflitos vense antes de crealos. Sen ela, descóbrelos cando xa publicaches o horario e comeza a avalancha de cambios.

A regra de ouro é sinxela: cádrase primeiro o que menos liberdade ten. Esta é a orde que funciona:

Paso 1 — Fixa as agrupacións grandes

Orquestra, banda e coro implican decenas de alumnos e varios profesores á vez: son as pezas máis ríxidas do crebacabezas. Colócaas primeiro, normalmente nas franxas de maior dispoñibilidade xeral (venres pola tarde ou sábado pola mañá en moitos centros).

Paso 2 — Coloca as materias colectivas por curso

Linguaxe musical, harmonía ou música de cámara agrupan alumnos do mesmo nivel. Distribúeas de xeito que cada curso teña as súas colectivas nun ou dous días concentrados: facilitará o paso seguinte e reducirá as viaxes das familias.

Paso 3 — Asigna as aulas con recursos específicos

Antes de tocar as individuais, reserva os espazos «únicos»: aula de percusión, aula con piano de cola, sala de orquestra. Se unha materia só pode impartirse nunha aula, esa aula manda sobre o horario, e convén xestionar a súa ocupación cun sistema de reserva de aulas para evitar dobres asignacións.

Paso 4 — Encadea as clases individuais arredor das colectivas

Aquí está o truco que distingue un bo horario: a clase individual de instrumento debe caer xusto antes ou xusto despois da colectiva do alumno. Un alumno que vén o martes a linguaxe musical de 17:00 a 18:00 debería ter a súa clase de instrumento o martes ás 18:00 — non o xoves ás 19:30. Cada viaxe extra que lle aforras a unha familia é un motivo menos de baixa a metade de curso.

Paso 5 — Publica un borrador e abre un prazo de cambios

Ningún horario sobrevive intacto ao contacto coas familias. Publica unha primeira versión con antelación, define un prazo pechado para solicitar cambios (unha semana é razoable) e xestiona as peticións por unha única canle. Pasado o prazo, o horario conxélase.

1. Comezar polas clases individuais. É o máis tentador (son a maioría) e o máis equivocado: as individuais son as pezas flexibles do crebacabezas e deben colocarse as últimas.
2. Non contar os desprazamentos do profesorado. Un docente que remata noutra escola ás 17:00 non pode comezar contigo ás 17:00. Deixa as marxes reais de traslado.
3. Recoller preferencias por WhatsApp. Mensaxes soltas, sen estrutura e sen data límite garanten un caos de versións. Usa un formulario único con prazo.
4. Traballar nun Excel sen control de versións. Cando tres persoas editan «horarios_v7_FINAL_bueno.xlsx», alguén acaba pisando o traballo doutro. E ninguén sabe que versión viu cada familia.
5. Ignorar os irmáns. Se dous irmáns veñen en días distintos, a familia fai catro viaxes semanais. É unha das principais causas silenciosas de baixa.
6. Publicar tarde. As familias organizan setembro enteiro (extraescolares, deporte, idiomas) en función do teu horario. Cada día de atraso son alumnos que pechan a súa tarde con outra actividade.

A diferenza clave non está en debuxar o cadro horario, senón en todo o que pasa despois: detectar solapamentos automaticamente, avisar a profesores e familias cando algo cambia, e que cada usuario vexa o seu horario actualizado en tempo real, sen reenviar PDFs.

Amadeus Magister nace precisamente deste problema: o seu fundador, profesor de conservatorio, sufriu durante anos os horarios en Excel. Por iso o módulo de creación de horarios está pensado para a operativa musical real:

• Cadro horario visual — arrastras e soltas clases sobre unha grella semanal onde ves á vez profesores, aulas e grupos.
• Detección de conflitos en tempo real — se intentas asignar un profesor, un alumno ou unha aula que xa están ocupados, o sistema bloquéao ao instante. Acabáronse os solapamentos descubertos en outubro.
• Xestión de aulas e recursos — cada aula ten a súa ficha de espazos e equipamento, de xeito que percusión só pode caer onde hai percusión.
• Horarios persoais automáticos — cada profesor, alumno e familia ve o seu propio horario actualizado desde a súa conta. Un cambio propágase a todos os afectados sen enviar un só email manual.
• Vista por familia — os irmáns vense xuntos, o que fai trivial encadear as súas clases e aforrar viaxes.

O resultado nos centros que xa o usan: horarios que antes levaban dúas ou tres semanas de traballo quedan pechados en poucos días, e a avalancha de cambios de setembro xestiónase desde un único lugar.

• ✅ Ningún profesor, alumno nin aula ten dúas clases á mesma hora.
• ✅ Todas as clases individuais caen pegadas á colectiva do alumno (ou no mesmo día).
• ✅ Os irmáns comparten día ou teñen horarios encadeados.
• ✅ Os desprazamentos do profesorado entre centros teñen marxe real.
• ✅ As aulas con recursos específicos só teñen asignadas materias compatibles.
• ✅ Hai un prazo pechado e unha canle única para solicitar cambios.
• ✅ Cada familia e cada profesor pode consultar o seu horario actualizado en calquera momento.

Se queres ver como sería este proceso no teu centro, solicita unha demo gratuíta e ensinámoscho cos teus propios datos: profesores, aulas e materias reais.