Com fer els horaris d’una escola de música o conservatori: mètode pas a pas

Si intentes aplicar la lògica d’horaris d’un col·legi a una escola de música, fracassaràs. Aquestes són les particularitats que converteixen el quadrant musical en un problema propi:

• Classes individuals de durada variable — un mateix professor de piano pot impartir sessions de 30, 45 i 60 minuts segons el nivell de l’alumne, totes la mateixa tarda.
• Assignatures col·lectives encadenades — llenguatge musical, cor, orquestra i música de cambra s’han de coordinar perquè l’alumne pugui assistir a totes sense forats morts ni solapaments.
• Aules amb recursos específics — la classe de percussió només es pot fer on hi ha la percussió; l’aula amb dos pianos és l’única vàlida per a repertori amb pianista acompanyant.
• Franja horària comprimida — la immensa majoria de l’activitat es concentra entre les 16:00 i les 21:30, quan els alumnes surten de l’escola o de l’institut. Tota la demanda competeix per les mateixes hores.
• Professorat a temps parcial — molts docents treballen en dos o tres centres i la seva disponibilitat és un mosaic de tardes soltes.
• Famílies amb diversos fills matriculats — esperen (raonablement) que els horaris dels germans coincideixin o s’encadenin per fer un sol viatge.

La combinació de totes aquestes restriccions fa que el nombre de configuracions possibles es dispari, i que un canvi petit —un professor que ja no pot venir els dimarts— obligui a recol·locar desenes de classes en cascada.

El 80 % dels problemes d’horaris neixen de començar a quadrar sense tenir totes les dades. Abans de moure una sola classe, reuneix:

• Disponibilitat real del professorat — per escrit i amb franges concretes, no un «a les tardes puc gairebé sempre». Inclou els desplaçaments entre centres si el docent treballa en diversos.
• Matrícula confirmada per assignatura i nivell — quants alumnes de cada instrument, curs i assignatura col·lectiva tindràs realment, no una estimació.
• Preferències de les famílies — recollides amb un formulari estructurat (franges possibles per ordre de preferència), mai per WhatsApp solt. I amb una data límit clara.
• Inventari d’aules i recursos — quins instruments i quin equipament hi ha a cada aula, i quines assignatures es poden (o no es poden) impartir a cada espai.
• Restriccions normatives — currículum oficial si ets centre autoritzat, ràtios màximes per assignatura col·lectiva i descansos del professorat segons conveni.

Amb aquesta informació al davant, els conflictes es veuen abans de crear-los. Sense ella, els descobreixes quan ja has publicat l’horari i comença l’allau de canvis.

La regla d’or és senzilla: es quadra primer allò que menys llibertat té. Aquest és l’ordre que funciona:

Pas 1 — Fixa les agrupacions grans

Orquestra, banda i cor impliquen desenes d’alumnes i diversos professors alhora: són les peces més rígides del trencaclosques. Col·loca-les primer, normalment a les franges de més disponibilitat general (divendres a la tarda o dissabte al matí en molts centres).

Pas 2 — Col·loca les assignatures col·lectives per curs

Llenguatge musical, harmonia o música de cambra agrupen alumnes del mateix nivell. Distribueix-les de manera que cada curs tingui les col·lectives en un o dos dies concentrats: facilitarà el pas següent i reduirà els viatges de les famílies.

Pas 3 — Assigna les aules amb recursos específics

Abans de tocar les individuals, reserva els espais «únics»: aula de percussió, aula amb piano de cua, sala d’orquestra. Si una assignatura només es pot impartir en una aula, aquesta aula mana sobre l’horari, i convé gestionar-ne l’ocupació amb un sistema de reserva d’aules per evitar dobles assignacions.

Pas 4 — Encadena les classes individuals al voltant de les col·lectives

Aquí hi ha el truc que distingeix un bon horari: la classe individual d’instrument ha de caure just abans o just després de la col·lectiva de l’alumne. Un alumne que ve el dimarts a llenguatge musical de 17:00 a 18:00 hauria de tenir la classe d’instrument el dimarts a les 18:00 — no el dijous a les 19:30. Cada viatge extra que estalvies a una família és un motiu menys de baixa a mig curs.

Pas 5 — Publica un esborrany i obre un termini de canvis

Cap horari no sobreviu intacte al contacte amb les famílies. Publica una primera versió amb antelació, defineix un termini tancat per sol·licitar canvis (una setmana és raonable) i gestiona les peticions per un únic canal. Passat el termini, l’horari es congela.

1. Començar per les classes individuals. És el més temptador (són la majoria) i el més equivocat: les individuals són les peces flexibles del trencaclosques i s’han de col·locar les últimes.
2. No comptar els desplaçaments del professorat. Un docent que acaba en una altra escola a les 17:00 no pot començar amb tu a les 17:00. Deixa els marges reals de trasllat.
3. Recollir preferències per WhatsApp. Missatges solts, sense estructura i sense data límit garanteixen un caos de versions. Fes servir un formulari únic amb termini.
4. Treballar en un Excel sense control de versions. Quan tres persones editen «horaris_v7_FINAL_bo.xlsx», algú acaba esclafant la feina d’un altre. I ningú no sap quina versió va veure cada família.
5. Ignorar els germans. Si dos germans venen en dies diferents, la família fa quatre viatges setmanals. És una de les principals causes silencioses de baixa.
6. Publicar tard. Les famílies organitzen tot el setembre (extraescolars, esport, idiomes) en funció del teu horari. Cada dia de retard són alumnes que tanquen la seva tarda amb una altra activitat.

La diferència clau no és dibuixar el quadrant, sinó tot el que passa després: detectar solapaments automàticament, avisar professors i famílies quan alguna cosa canvia, i que cada usuari vegi el seu horari actualitzat en temps real, sense reenviar PDFs.

Amadeus Magister neix precisament d’aquest problema: el seu fundador, professor de conservatori, va patir durant anys els horaris en Excel. Per això el mòdul de creació d’horaris està pensat per a l’operativa musical real:

• Quadrant visual — arrossegues i deixes anar classes sobre una graella setmanal on veus alhora professors, aules i grups.
• Detecció de conflictes en temps real — si intentes assignar un professor, un alumne o una aula que ja estan ocupats, el sistema ho bloqueja a l’instant. S’han acabat els solapaments descoberts a l’octubre.
• Gestió d’aules i recursos — cada aula té la seva fitxa d’espais i equipament, de manera que percussió només pot caure on hi ha percussió.
• Horaris personals automàtics — cada professor, alumne i família veu el seu propi horari actualitzat des del seu compte. Un canvi es propaga a tots els afectats sense enviar ni un sol email manual.
• Vista per família — els germans es veuen junts, cosa que fa trivial encadenar les seves classes i estalviar viatges.

El resultat als centres que ja el fan servir: horaris que abans requerien dues o tres setmanes de feina queden tancats en pocs dies, i l’allau de canvis de setembre es gestiona des d’un únic lloc.

• ✅ Cap professor, alumne ni aula té dues classes a la mateixa hora.
• ✅ Totes les classes individuals cauen enganxades a la col·lectiva de l’alumne (o el mateix dia).
• ✅ Els germans comparteixen dia o tenen horaris encadenats.
• ✅ Els desplaçaments del professorat entre centres tenen marge real.
• ✅ Les aules amb recursos específics només tenen assignades assignatures compatibles.
• ✅ Hi ha un termini tancat i un canal únic per sol·licitar canvis.
• ✅ Cada família i cada professor pot consultar el seu horari actualitzat en qualsevol moment.

Si vols veure com seria aquest procés al teu centre, sol·licita una demo gratuïta i t’ho ensenyem amb les teves pròpies dades: professors, aules i assignatures reals.